Spraak naar tekst in PowerPoint, eerlijk uitgelegd

Heeft PowerPoint spraak naar tekst? Ja, met een kanttekening

PowerPoint heeft echt dicteerfunctionaliteit. Ga naar Start, zoek de knop Dicteren die eruitziet als een microfoon, meld je aan bij je Microsoft-account op een apparaat met microfoon en begin te praten. De herkende tekst belandt in het veld waar je cursor staat, en je kunt met het toetsenbord een typefout corrigeren zonder de microfoon uit te zetten.

Hier komt de kanttekening, in drie delen. Dicteren werkt via de cloud, dus het heeft elke keer opnieuw een microfoon en een betrouwbare internetverbinding nodig, omdat je spraak naar Microsoft wordt gestuurd om de tekst te maken. Op het bureaublad zit het achter een abonnement: de knop verschijnt alleen voor Microsoft 365-abonnees op Windows. En het zit ín PowerPoint, dus zodra je overschakelt naar Word of je browser, begin je opnieuw met wat die app te bieden heeft.

Waar je het echt kunt gebruiken: PowerPoint voor het web, gratis met een Microsoft-account, en de Windows-bureaubladapp die bij een Microsoft 365-abonnement hoort. Met een losse Office 2016-, 2019- of 2021-licentie zonder 365 is de knop Dicteren er niet. Dat is geen bug. Dat is de deal die Microsoft biedt. De internetvereiste is degene die mensen vergeten, en op hotelwifi zo groot als een postzegel is dat heen-en-weer naar de cloud precies zo leuk als het klinkt.

Nog één verduidelijking voordat we aan de slag gaan. Dicteren typt je woorden in het veld waar je cursor staat. Het ontwerpt de dia niet, kiest geen indeling en bouwt geen presentatie voor je. Dat zijn andere PowerPoint-functies met andere namen, zoals Designer, Presentatiecoach en Copilot, en geen van die is spraak naar tekst. Spraak naar tekst betekent dat je spraak tekst wordt in één specifiek veld. Dat is het hele werk. De helft van de verwarring op internet komt doordat de ene functie de jas van een andere draagt: Hardop voorlezen praat je dia's tegen je terug, Dicteren luistert, Designer schikt vakken opnieuw. Het is het kantoorprinter-probleem: iedereen gaat ervan uit dat het meer doet dan het doet, totdat ze daadwerkelijk op de knop drukken.

Dicteer in dia's en spreeknotities met een systeembrede sneltoets

Hier is de andere manier om spraak in PowerPoint te krijgen. Whisper is een bureaubladapp voor Windows en macOS die dictatie op een globale sneltoets zet. Houd de toets ingedrukt, praat, laat los, en de transcriptie wordt geplakt bij je cursor in welke app er ook op de voorgrond staat.

De standaardsneltoets is Ctrl+Space op Windows en Command+Option op macOS. Dezelfde toets werkt in de PowerPoint-bureaubladapp, in een tekstvak op een dia, in het deelvenster met spreeknotities, in een opmerking, en blijft daarna gewoon werken als je overschakelt naar Word, Slack, je browser of je e-mail. Eén sneltoets, elke app, in plaats van één knop die vastzit in één programma.

Het bereik is identiek aan dat van Dicteren, en daar wil ik eerlijk over zijn. Whisper plakt in het ene actieve veld, één veld tegelijk, waar de cursor ook staat. Het schikt je dia's niet en bouwt geen presentatie op spraak, net zomin als Dicteren dat doet. Als een tool zou beloven om je presentatie te ontwerpen terwijl jij praat, zou ik nagaan of het ook beloofde je belastingaangifte te doen. Dit is dezelfde gedachte van één-sneltoets-overal die ook achter sneller typen met je stem zit, in elke app die je opent.

De hele app, live

Dit is de echte app, niet een screenshot ervan. Klik gerust rond. Kies een model, open de instellingen, bekijk hoe het opnameproces eruitziet voordat je iets installeert. Ik heb twee avonden besteed om deze embed werkend te krijgen, en mijn elfjarige klikte er twee keer op en vroeg waarom het geen video was. Terecht.

Merk op dat hier niets aan PowerPoint vastgeschroefd zit. Whisper is een native bureaubladapp, geen PowerPoint-invoegtoepassing of browserextensie. Het zit op het niveau van het besturingssysteem, en daarom bereikt dezelfde sneltoets een tekstvak op een dia, een spreeknotitie en de e-mail die je dertig seconden later schrijft. En omdat het niet afhankelijk is van Microsofts leidingwerk, draait het zonder Microsoft 365-abonnement.

Ruim de dictatie automatisch op

Ruwe dictatie is ruw. Je stottert, je herstart een zin, je zegt vaker "eh" dan je denkt. Whisper kan een optionele AI-opschoonronde over de transcriptie laten lopen, die de opvulwoorden netjes maakt en de voor de hand liggende haperingen herstelt voordat het op je dia belandt. In de gratis lokale modus draait die opschoning via Ollama op je eigen machine; in Pro draait het via OpenAI, dat ook webantwoorden toevoegt.

Het Dicteren van PowerPoint heeft geen equivalente ronde. Het voegt de herkende tekst in, plus de leestekens die je hebt uitgesproken, en dat is wat je krijgt. Leestekens in Dicteren gaan trouwens niet automatisch: je spreekt ze hardop uit, "komma", "punt", "nieuwe regel", waarbij Microsoft tabellen levert voor symbolen en valuta. Prima voor een snel bijschrift, minder prima voor een notitiegedeelte dat je als lopende tekst wilt lezen.

Offline en privé, geen Microsoft 365

Dit is het deel dat me het meest aan het hart gaat, dus ik zeg het maar gewoon ronduit. Cloud-only dictatie is een privacyramp die alleen nog getranscribeerd hoeft te worden. Je niet-aangekondigde omzet, het overnamedoel op dia negen, de salarisschaal die je aan de raad presenteert, niets daarvan zou je laptop moeten verlaten omdat je met je stem wilde typen. PowerPoint Dicteren stuurt elke uiting naar Microsoft om de tekst terug te krijgen. Voor een openbare agenda prima. Voor een vertrouwelijke presentatie: denk twee keer na.

De lokale modus van Whisper draait volledig offline. Tijdens het transcriberen is op geen enkel moment internet nodig, en de audio verlaat de machine nooit. Het enige moment waarop je een verbinding nodig hebt, is de eenmalige modeldownload, ergens tussen ongeveer 140 MB en 3 GB, afhankelijk van welk model je kiest. Daarna kun je een presentatie voor de raad dicteren in een vliegtuig met de wifi uit, en niets raakt een server. Hetzelfde offline-argument geldt of je nu dia's dicteert of breder spraak naar tekst op Windows gebruikt, en het is een van de redenen waarom mensen ervoor kiezen boven de ingebouwde spraak-naar-tekst van Windows 11-tools.

Nog twee eerlijke verschillen. Whisper heeft geen Microsoft 365-abonnement nodig om te werken, omdat het niet op Microsofts stack draait. Als jouw Office een losse eeuwigdurende licentie is zonder knop Dicteren, geeft Whisper je tóch spraak in PowerPoint. Wat talen betreft: Whisper ondersteunt er meer dan 90 in zowel lokale als cloudmodus, en bereikt er 99 op zijn meertalige modellijn (de Engelstalige .en-builds zijn alleen Engels). PowerPoint Dicteren noemt, volgens de eigen telling van Microsoft, 15 volledig ondersteunde gesproken talen plus 25 in preview, waarbij preview lagere nauwkeurigheid of beperkte leestekens betekent. Whisper bestrijkt dus meer terrein, maar eerlijk gezegd is dat aantal het kleinere verhaal. Waar de dictatie draait, en wat het kost om die te draaien, telt zwaarder dan de lengte van het taalmenu. Als je ook in een andere kantoorapp dicteert, geldt dezelfde logica voor spraak naar tekst in Google Docs.

Wanneer PowerPoints eigen Dicteren genoeg is

Laat me je uit het installeren van iets praten. Als je in een webpresentatie werkt op stabiele wifi, je al voor Microsoft 365 betaalt, je alleen een snelle regel tekst nodig hebt en het je niet uitmaakt dat de spraak via de cloud van Microsoft gaat, druk dan gewoon op Start en dan op Dicteren. Daar heb je ons niet voor nodig. Het is ingebouwd, het werkt, en het heen-en-weer is onzichtbaar op een goede verbinding.

Grijp naar Whisper wanneer een van die voorwaarden wegvalt. Je wilt dat de audio op je apparaat blijft, offline. Je hebt geen Microsoft 365-abonnement, of je wilt er niet voor betalen. Of je bent het zat dat één knop alleen in één app werkt en je wilt één sneltoets die dicteert in PowerPoint én Word én Slack én je browser, zonder voor elk een nieuw gebaar te leren. De lokale pijplijn is gratis, zonder kaart bij het aanmelden, dus de prijs van het uitproberen van de offline route is een download en tien minuten. De prijs van de cloudfuncties staat op de prijspagina als je het complete plaatje wilt.

PowerPoints Dicteren is echt, het is ingebouwd, en op een goede verbinding doet het zijn werk voor een snelle regel dia-tekst. De wisselwerking is dat het in de cloud leeft, op het bureaublad achter een Microsoft 365-abonnement schuilt, en in één app blijft hangen. Als dat bij je dag past, heb je al wat je nodig hebt. Als je liever hebt dat je dia's op je laptop blijven, of als je één toets wilt die met elke app praat die je opent, dan is dat het gat dat Whisper vult. Mijn jongste dochter leerde de sneltoets in één demo en dicteert nu de e-mails van haar oma sneller dan ik het juiste linttabblad kan vinden. De lat lag niet hoog.