Puheesta tekstiksi HubSpotissa

Onko HubSpotissa puheesta tekstiksi -toiminto?

Ei kirjoittamista varten. HubSpot CRM:ssä ei ole sisäänrakennettua sanelu- tai puhekirjoitustoimintoa muistiinpanon, sähköpostin tai tehtävän kirjoittamiseen äänellä. Muistiinpanoeditorissa ei ole mikrofonipainiketta eikä editorille ole ääninkomentoa. HubSpotin omalla keskustelupalstalla on avoin idea, jossa pyydetään juuri tätä, ja olemassa on ainakin kolme erillistä työkalua, jotka liittävät sanelun HubSpotiin ulkopuolelta – mikä on selkein mahdollinen merkki siitä, ettei CRM tee sitä natiivisti. Jos olet etsinyt mikrofonikuvaketta editorin työkalupalkista, voit lopettaa.

Nyt rehellinen varaus, koska tähän ihmiset takertuvat. HubSpotissa on toki ääniominaisuuksia – ne vain kuuluvat eri kategoriaan. HubSpot voi tallentaa ja litteroida myyntipuheluita puhelutallennuksen ja Conversation Intelligence -työkalujen avulla. Se on kokoustyyppinen ominaisuus: se tallentaa jo käydyn puhelun ja tuottaa litteraation jälkikäteen. Se ei ole reaaliaikaista sanelua. Et voi viedä kohdistinta diilin muistiinpanoon, puhua ja katsoa sanojesi ilmestyvän kenttään. Toinen tallentaa puheluita, toinen kirjoittaa puolestasi sillä aikaa kun ajattelet. Ne ratkaisevat eri ongelmia, ja niiden sekoittaminen maksaa iltapäivän.

Whisper asettuu tukevasti tämän rajan sanelupuolelle, ja haluan tehdä sen selväksi: Whisper ei liity puheluihin, tallenna kokouksia tai litteroi Zoomia. Se ei ole kokousbotti. Se sanelee kohdistimen kohdalle. Sinä puhut, ja sanat päätyvät siihen kenttään, joka on aktiivisena. Jos haluat litteraation tunnin mittaisesta myyntipuhelusta, HubSpotin oma Conversation Intelligence on oikea työkalu, ja ohjaisin sinut suoraan sen pariin. Jos haluat kirjata puhelun yhteenvedon siistiksi muistiinpanoksi kolmessakymmenessä sekunnissa puhumalla, sen aukon tämä opas täyttää.

Paina pikanäppäintä, puhu, teksti päätyy kenttään

Tässä on koko mekaniikka, ja se on tylsää parhaalla mahdollisella tavalla. Painat pikanäppäintä, puhut, vapautat, ja teksti liimautuu kohdistimen kohdalle siihen tekstikenttään, joka on aktiivisena. Whisper pitää lyhyen hännän vielä sen jälkeen kun päästät näppäimestä irti, jottei viimeinen sanasi katkea. Koska se liimaa tekstin käyttöjärjestelmän kohdistimeen, HubSpot-muistiinpano on vain "mikä tahansa tekstikenttä". Yhteyshenkilön muistiinpano, diilin muistiinpano, sähköpostieditori, tehtäväkuvaus – sama toiminta kaikissa.

Juuri tämän laajennuskauppa mutkistaa turhaan. Ei ole HubSpot-sovellusta valtuutettavaksi, ei OAuth-oikeutta hyväksyttäväksi, ei integraatiota ylläpidettäväksi silloin kun HubSpot julkaisee käyttöliittymäpäivityksen. Kohdistimesi on kentässä, sinä puhut, ja sanat ilmestyvät kenttään. Pieni kapseli tulee näkyviin puhuessasi, jotta tiedät sen kuuntelevan:

Pikanäppäin on se yksi asia, joka kannattaa saada heti alussa kuntoon. Windowsissa se on Ctrl+Space; Macissä se on Command+Option, pelkkä modifioija-painallus, jota pidät pohjassa puhuessasi. Molemmat ovat vaihdettavissa asetuksista, jos ne osuvat päällekkäin jonkin jo käyttämäsi näppäimen kanssa. (Eräs HubSpot-myyjä kertoi minulle kerran, ettei pikanäppäin "toiminut" – se osui päällekkäin näytöntallennussovelluksen kanssa, jota hän ajoi jokaisen puhelun aikana. Kyse oli ristiriidasta, ei viasta, ja näin opin, ettei tavallisella ihmisellä ole aavistustakaan, mitä pikanäppäimen päällekkäisyys edes tarkoittaa. Niinpä nyt jokainen pikanäppäin on muokattavissa.) Jos olet jo ottanut käyttöön sanelun Windowsissa tai Macissä, tämä on samaa lihasmuistia kohdistettuna toiseen välilehteen.

Ota käyttöön kahdessa minuutissa (Windows tai Mac)

Tarvitset Apple Silicon -pohjaisen Macin tai Windows 10:n tai uudemman PC:n, toimivan mikrofonin ja HubSpotin auki selaimessa. Koko paikallinen putki on ilmainen mille tahansa kirjautuneelle tilille, eikä rekisteröityessä kysytä maksutapaa. Tässä järjestys.

Hidas osuus on mallin lataaminen, ei asennus. Kaikki muu on nuo neljä yllä olevaa vaihetta. Kun se on käynnissä, puhelun kirjaaminen lakkaa olemasta kirjoitustehtävä ja muuttuu puhumistehtäväksi – mikä myyjälle on ero muistiinpanon, joka tulee kirjoitettua, ja sellaisen välillä, joka ei tule.

Muistiinpanot, sähköpostieditori ja tehtäväkuvaukset

Koska sanelu liimaa tekstin kohdistimen kohdalle, jokainen HubSpotin tekstikenttä on reilua riistaa, ja se kannattaa avata myyntityönkulun kannalta. Yhteyshenkilön ja yrityksen muistiinpanokentät tietysti. Diilin muistiinpano, johon kirjaat, missä diili todella on menossa. Sähköpostieditori – sanele jatkoviestin runko sen sijaan, että kirjoittaisit sen puheluiden välissä. Tehtäväkuvaukset, jotta "soita takaisin torstaina hinnoitteluvastustuksen tiimoilta" tulee talteen tuoreeltaan sen sijaan, että se muistettaisiin väärin keskiviikkona.

Eniten kannattava on puhelun jälkeinen yhteenveto. Lasket luurin, kohdistin menee diilin muistiinpanoon, pidät pikanäppäintä pohjassa ja vain kerrot mitä tapahtui: kenen kanssa puhuit, mitä he vastustivat, mihin sitouduit, milloin otat seuraavan yhteyden. Kolmekymmentä sekuntia puhumista verrattuna kolmeen minuuttiin, joina kirjoitat siitä kolmasosan. Yksityiskohta, joka yleensä haihtuu puhelun ja näppäimistön välissä, päätyy oikeasti tietueeseen. Siinä on koko juju – ei nopeampaa kirjoittamista, vaan muistiinpanoja, jotka ylipäätään ovat olemassa.

Mikään tästä ei vaadi, että HubSpot tietäisi Whisperin olemassaolosta. Se ei ole integraatio, joten se ei mene rikki, kun HubSpot muuttaa editoria, ja se toimii samalla tavalla Gmailin kirjoituskentässä, kun lähetät sähköpostia prospektille CRM:n ulkopuolella. Yksi pikanäppäin, jokainen kenttä, oli kenttä sitten HubSpotissa tai ei. Myyjälle, joka elää tusinan välilehden seassa, tuo "sama joka paikassa" -ominaisuus on se varsinainen etu.

Paikallinen vai pilvi: kumpaa tilaa asiakastiedoille

CRM:n kohdalla mieti tarkasti paikallinen tila ensin. HubSpotiin sanelemasi muistiinpanot ovat asiakastietoa – nimet, diilien koot, mitä prospekti sanoi kilpailijasta, syy jonka takia joku epäröi. Osa tästä on juuri sellaista, josta yritykselläsi on sääntöjä. Olisi outo valinta reitittää jokainen puhuttu puheluyhteenveto kolmannen osapuolen pilven kautta saadakseen sen tietueeseen, jota pidät juuri siksi, että se on arkaluonteista. Jos Macisi on Apple Silicon -pohjainen tai PC:si on muutaman viime vuoden ajalta, paikallinen tila hoitaa arkisen sanelun valittamatta, ja pilvi muuttuu hätävaraksi oletuksen sijaan.

Tässä eroavat nämä kolme reittiä, koska sovellus pakottaa sinut valitsemaan ja toivoisin sinun valitsevan hyvin:

• Paikallinen Parakeet — NVIDIAn TDT-moottori, noin 600 MB, ja nopein paikallinen vaihtoehto – 5–10 kertaa nopeampi kuin Whisper prosessorilla. Kattaa englannin sekä 24 muuta eurooppalaista kieltä, 25 yhteensä. Ei käännöstä englanniksi. Jos putkesi pyörii englanniksi tai jollakin muulla eurooppalaisella kielellä, tämä on nopea, täysin offline toimiva valinta.
• Paikallinen Whisper — hitaampi kuin Parakeet samalla koneella, mutta monikieliset versiot kattavat 99 kieltä ja osaavat kääntää englanniksi. Pelkän englannin versiot ovat pelkästään englantia, eivät 99 kieltä. Valitse tämä, jos myyt kiinalaisille, japanilaisille tai korealaisille asiakkaille tai tarvitset käännöstä, jota Parakeet ei osaa. Oletusarvoinen englanninkielinen malli on noin 480 MB.
• Cloud (OpenAI, oma avain) — paras tarkkuus ja verkkoyhteys, käyttäen omaa OpenAI-avaintasi, jonka OpenAI laskuttaa suoraan. Litterointi pyörii oletuksena gpt-4o-mini-transcribe-mallilla. Vaatii internetin, joten se on ainoa reitti, joka poistuu koneeltasi. Cloud-pinta on osa Whisper Prota.

Tylsä totuus on, että useimpien myyjien HubSpotiin laittamien muistiinpanojen kaltaisille tiedoille paikallinen riittää hyvin. Molemmat paikalliset moottorit pyörivät täysin omalla koneellasi ilman, että mitään lähetetään palvelimelle, mikä on juuri sitä mitä haluat asiakastiedoille. Pilvi ansaitsee paikkansa, kun tarvitset huippuluokan tarkkuutta vahvalla aksentilla tai haluat mallin hakevan faktan verkosta kesken muistiinpanon. Päivittäiseen puheluiden kirjaamiseen aloita paikallisesta ja tartu pilveen vasta, kun paikallinen jättää sinut kaipaamaan lisää.

Puhutun puheluyhteenvedon muuttaminen siistiksi muistiinpanoksi

Raaka sanelu tulee ulos yhtenä mittaamattomana lauseena. Lasket luurin ja sanot "okei eli juteltiin marian kanssa hän on huolissaan migraation aikataulusta haluaa puhelun ratkaisutiimimme kanssa ennen kuin allekirjoittaa jatko perjantaina", ja juuri tällaisen välimerkittömän seinämän mikä tahansa puhemoottori sinulle ojentaa. Sen siistiminen on se kohta, jossa reitit eroavat.

Windows Voice Typing lisää välimerkit puhuessasi, ja macOS Dictation hoitaa perusvälimerkit, kun sanot "pilkku" tai "piste". Raskaampaan siistimiseen – "öö-äänteiden" karsimiseen, mittaamattomien lauseiden korjaamiseen, kiireisen puhelunjälkeisen purkauksen muuttamiseen joksikin, jonka seuraava myyjä voi oikeasti lukea – Whisper voi ajaa tekoälykäsittelyn. Sano aktivointilause "Hey whisper", ja teksti parannetaan ennen kuin se päätyy muistiinpanoon. Paikallisessa mallissa se pyörii Ollaman kautta; pilvitilassa se on oletuksena gpt-5-mini.

Yksi rehellinen rajoitus, koska joku tulee kysymään. Sanelu tuo sinulle siistin tekstin muistiinpanokenttään. Se ei täytä HubSpotin omaa rakennetta puolestasi – se ei aseta diilin vaihetta, liitä muistiinpanoa oikeaan yhteyshenkilöön tai luo jatkotehtävää oikeaksi tehtäväksi. Sinä sanelet sanat; sinä klikkaat HubSpotin painikkeita kuten aina ennenkin. Kuka tahansa, joka lupaa "sano päivitä diilin vaihe voitetuksi ja katso sen tapahtuvan", myy sinulle demoa, ei tiistaita. Saa yhteenveto nopeasti talteen äänellä ja käytä sitten CRM:n omia painikkeita CRM:n omiin kenttiin.

Sama puhu-sitten-siisti-virtaus kannattaa hyvin CRM:ää laajemminkin – voit myös sanella siistiä tekstiä mihin tahansa sovellukseen yhdellä pikanäppäimellä, joten pitkästä jatkosähköpostista tulee muutama puhuttu lause sen sijaan, että kirjoittaisit kappaleen puheluiden välissä.

Milloin jättää erillinen sanelutyökalu väliin HubSpotissa

Joskus oikea työkalu on se ilmainen, joka on jo koneellasi, ja muuta väittäminen olisi epärehellistä. Jos pudottelet HubSpotiin vain lyhyitä merkintöjä – yhden rivin muistiinpanon, kahden sanan tehtävän – käyttöjärjestelmäsi hoitaa sen ilmaiseksi.

Windowsissa paina Windows-näppäin + H, ja sisäänrakennettu Voice Typing -palkki avautuu kohdistimesi kohdalle, HubSpot-muistiinpano mukaan lukien. Se lisää välimerkit itse ja toimii hyvin lyhyisiin pätkiin. Mutta: se kulkee Microsoftin palvelimien kautta ja vaatii internetyhteyden, joten se ei ole offline-vaihtoehto – millä on tavallista enemmän väliä, kun teksti on asiakastietoa. Macissä Dictation antaa sinun puhua tekstiä mihin tahansa, missä voit kirjoittaa, otetaan käyttöön Järjestelmäasetukset-kohdassa Näppäimistö-välilehdellä, ja Apple Siliconilla yleinen teksti voidaan käsitellä laitteella. Ja jos haluat oikeasti litteraation itse myyntipuhelusta, jätä sanelu kokonaan väliin – siihen on HubSpotin oma puhelutallennus ja Conversation Intelligence, rakennettu juuri sitä työtä varten.

Tartu erilliseen, järjestelmänlaajuiseen työkaluun, kun sisäänrakennetut alkavat sattua: pitkät puheluyhteenvedot, monikieliset asiakkaat, offline-yksityisyys asiakastiedoille Windowsissa tai halu yhteen pikanäppäimeen, joka käyttäytyy samalla tavalla HubSpot-muistiinpanossa, sähköpostissasi ja tehtävälistallasi. Sen rajan alapuolella käytä sitä mikä on ilmaista. En aio kehottaa sinua asentamaan sovellusta yhden rivin muistutuksen kirjaamiseksi.

Sama vaihtokauppa tulee esiin, jos tiimisi pitää tilimuistiinpanoja myös erillisessä työkalussa – logiikka kohdassa saneleminen Notioniin on identtinen, koska siinäkin kohdistin, ei integraatio, on äänesi ja kentän välinen todellinen yhteys.

HubSpot ei koskaan julkaissut mikrofonipainiketta muistiinpanokenttäänsä, ja kun ottaa huomioon, miten paljon se on sen sijaan panostanut puhelutallennukseen, epäilen ettei se kiirehdi sellaista tekemään. Sen ei tarvitsekaan, koska kohdistin on integraatio. Puhu kenttään, saa siistiä tekstiä, klikkaa CRM:n omia painikkeita lopun osalta. Sanelin puolet tästä oppaasta tekstikenttään, joka ei ollut HubSpot, työkalulla, jota ei kiinnosta mikä kenttä on kyseessä, ja liimasin sitten koko paketin sinne minne sen piti mennä. Siinä on koko temppu.