Puheesta tekstiksi Outlookissa: 3 tapaa

Outlookin sisäänrakennettu Dictate-painike

Jos maksat Microsoft 365:stä, sinulla on jo puhekirjoitus Outlookissa. Tässä koko homma kolmella klikkauksella.

Jatkaaksesi tauon jälkeen paina ALT + ` (gravisaksentti- eli takaheittomerkkinäppäin useimpien näppäimistöjen vasemmassa yläkulmassa) Windowsissa. Mac-Outlookissa pikanäppäin on Option + F1. Se on sama painike uudessa Outlookissa, klassisessa Outlookissa ja Outlookissa verkossa, kunhan olet kirjautunut sisään aktiivisella tilauksella.

Outlookin Dictate käsittelee monia puhuttuja kieliä, jotka valitaan pudotusvalikosta, jonka oletus on englanti (Yhdysvallat). Se on aidosti ihan toimiva lyhyisiin sähköposteihin. Pyörät irtoavat kahdessa kohdassa: puuttuvassa painikkeessa ja yhteyden katketessa.

Miksi Dictate-painike puuttuu sinulta

Avaa kirjoitusikkuna, katso Viesti-välilehteä, eikä siellä ole mikrofonia. Et kuvittele sitä. Microsoftin omalla sanelun vianmäärityssivulla on osio, jonka otsikko on kirjaimellisesti "Dictate-painiketta ei löydy", ja vastaus on yhden lauseen mittainen: Microsoft 365 -tilaus vaaditaan, ja sinun on oltava kirjautuneena sisään aktiivisella tilauksella.

Siinä koko tarina. Dictate on Outlookissa sama maksullinen ominaisuus kuin Wordissa. Puuttuvan painikkeen korjaus on identtinen, ja kävin sen läpi puheesta tekstiksi Wordissa -aiheessa, jos törmäät samaan seinään siellä. Vietin ensimmäisellä kerralla kaksikymmentä minuuttia kaivellen Outlookin valintanauhan asetuksia vakuuttuneena siitä, että olin piilottanut painikkeen vahingossa. Olen rakentanut hajautettuja järjestelmiä ammatikseni. Painike oli tilauksen takana. Ilmaiset Outlook.com-tilit eivät sitä saa. Kannettavasi mukana tullut henkilökohtainen Outlook ei sitä saa. Jos annat tilauksen vanhentua, painike katoaa sen mukana.

Windowsissa on ilmainen varavaihtoehto, ja se kannattaa tietää. Paina Windows-näppäin + H missä tahansa tekstikentässä — mukaan lukien Outlookin kirjoituskenttä — ja Windowsin oma puhekirjoitus avautuu, ilman tilausta. Se on eri ominaisuus kuin Outlookin Dictate, mutta se tuo tekstin samaan paikkaan. Mutta: se toimii vain Windowsissa, ja se käyttää edelleen verkkopohjaista puheentunnistusta, joten tarvitset silti internetyhteyden.

Järjestelmänlaajuinen tapa: sanele Outlookiin Whisperillä

Whisper by Remskill ei ole Chrome-laajennus eikä Outlook-lisäosa. Se on työpöytäsovellus, joka kuuntelee pikanäppäintä, litteroi sanomasi ja liittää tekstin sinne, missä kohdistimesi on — uuteen Outlookiin, klassiseen Outlookiin, Outlookiin verkossa, ilmaiseen Outlook.comiin tai mihin tahansa muuhun koneesi sovellukseen. Outlookille se näyttää näppäimistöltä. Ei ole Dictate-painiketta löydettävänä eikä Microsoft 365 -tarkistusta, koska Whisper ei koskaan pyydä Outlookilta lupaa. Se vain kirjoittaa.

Se ratkaisee ne kolme asiaa, joita sisäänrakennettu painike ei pysty. Ei tilausta: koko paikallinen putki on ilmainen jokaiselle kirjautuneelle käyttäjälle, ilman korttia rekisteröitymisessä. Ei internetiä tarvita: paikallinen litterointi pyörii täysin laitteessa puhtaalla Rust-moottorilla, joten se toimii junassa. Eikä se ole sidottu yhteen sovellukseen. Sama pikanäppäin sanelee Slackiin, selaimeesi, koodieditoriin tai muistiinpanoihisi samalla tavalla kuin se sanelee Outlookiin. Sama lähestymistapa kattaa sähköpostin muissakin asiakasohjelmissa, kuten puheesta tekstiksi Gmailissa.

Käyttöönotto on yksi lataus ja yksi sisäänkirjautuminen. Whisper toimii Windows 10:ssä ja 11:ssä sekä Apple Silicon -Maceissa. Saatavilla on perusteellisemmat läpikäynnit aiheista puheesta tekstiksi Windowsissa ja puheesta tekstiksi Macissa, jos haluat alustakohtaisen version. Oletuspikanäppäin on Ctrl+Space Windowsissa ja Command+Option (pidä molempia pohjassa, vapauta kumpi tahansa lopettaaksesi) Macissa, ja voit muuttaa sen miksi tahansa haluat Asetuksissa. Huomaa, että tämä on tarkoituksella eri kuin Outlookin oma ALT + ` -pikanäppäin, jotta ne eivät törmää ja voit pitää molemmat.

Kulku on joka kerta sama. Aseta kohdistin Outlook-viestin sisältöön. Pidä pikanäppäintä pohjassa, sano sähköpostisi, vapauta. Pieni peitto näyttää, että se kuuntelee, ääni litteroidaan koneessasi, ja valmis teksti tipahtaa kohdistimen kohdalle, ilman että ensin tarvitsee klikata mikrofonia valintanauhasta. Pidempään tai monikieliseen postiin Whisperin monikieliset mallit tukevat 99 kieltä automaattitunnistuksella, joten voit sanella saksankielisen vastauksen heti englanninkielisen jälkeen muuttamatta yhtäkään asetusta. Englanniksi optimoidut mallit ovat vain englantia varten ja ripauksen terävämpiä tuolle yhdelle kielelle. Jos kirjoitat enimmäkseen englantia ja haluat raakaa nopeutta, Parakeet-moottori pyörii 5–10× nopeammin kuin Whisper suorittimella ja kattaa englannin sekä 24 eurooppalaista kieltä.

Puhuttu sähköposti lukeutuu kuin puhuttu sähköposti — puolikkaita lauseita, satunnainen "öö", pilkku jota et koskaan kirjoittaisi. Raa'at litteraationi lukeutuvat kuin mies, joka väittelee itsekseen parkkipaikalla, mikä tiistai-iltana ei ole kovin kaukana totuudesta. Whisperin valinnainen tekoälyparannusvaihe kirjoittaa raa'an litteraation uudelleen sellaiseksi, jonka voisit lähettää: täytesanat poissa, välimerkit korjattu, sävy työnnetty kohti "ammattimaista mutta inhimillistä". Paikallinen parannus pyörii Ollaman kautta omalla koneellasi, joten siivouskin tapahtuu offline-tilassa. Jos käyttäisit mieluummin uusimpia OpenAI-malleja, Whisper Pro lisää Cloud-tilan, jossa tuot oman OpenAI-avaimesi, litterointi gpt-4o-transcribe-perheellä ja parannus gpt-5-minillä, kattaen noin 57 kieltä ja verkkovastaukset sanelun päälle. Se on päivityskaista; ilmainen paikallinen polku hoitaa tavallisen sähköpostin äänellä.

Milloin puhekirjoitus voittaa ja milloin se kannattaa ohittaa

Sanelu on rakennettu tietynmuotoiseen sähköpostiin: 50–150 sanan vastaukseen, jonka muuten naputtelisit yhdellä kädellä. "Tulossa, lähetä diasarja, kiitos" -viestin sanominen kestää noin kolmekymmentä sekuntia ja sen kirjoittaminen pidempään. Matematiikka kääntyy toisin päin huolellisen kolmen kappaleen sopimussähköpostin kohdalla, jossa on nimiä, jotka pitää tavata. Ne on nopeampi kirjoittaa, jolloin näet rakenteen rakentaessasi sitä.

Rehellinen näkemykseni: älä maksa siitä, minkä Outlook tai Windows jo antaa sinulle. Jos olet Microsoft 365 -tilaaja, joka lähettää lyhyitä sähköposteja hyvällä yhteydellä, sisäänrakennettu Dictate-painike on juuri siinä eikä maksa sinulle mitään lisää. Jos käytät Windowsia ilman tilausta, Windows-näppäin + H on ilmainen ja toimii Outlookin kirjoituskentässä.

Puhelimessa ohita kaikki tämä: Outlookin mobiilisovellukset käyttävät puhelimesi näppäimistöä, ja jokaisessa nykyaikaisessa näppäimistössä on mikrofoninäppäin välilyönnin vieressä. Tartu Whisperin kaltaiseen järjestelmänlaajuiseen sovellukseen vain silloin, kun nuo eivät aidosti pysty tekemään hommaa: ei tilausta, ei internetiä, Outlook-pinta ilman painiketta, tai sanelua jota tarvitset jokaisessa sovelluksessa, ei vain sähköpostissa. Käytä halvinta asiaa, joka tekee hommaa.

Hinnoittelu

Whisperin paikallinen sanelu, se osa joka hoitaa Outlook-sähköpostin offline-tilassa ilman tilausta, on ilmainen kenelle tahansa, jolla on tili, eikä korttia tarvita aloittamiseen. Pro-taso lisää valinnaisen OpenAI Cloud -tilan niille, jotka haluavat uusimmat mallit ja verkkohaun. Ajantasaiset luvut löytyvät hinnoittelusivulta; ne muuttuvat, joten ohjaan sinut mieluummin sinne kuin lainaan lukua, joka vanhenee.

Tämän oppaan rehellinen versio on lyhyt: jos Microsoft veloittaa sinulta jo Outlookista, käytä Viesti-välilehden painiketta ja jatka eteenpäin. Pidempi versio on olemassa, koska tuo painike jättää paljon ihmisiä ulkopuolelle — ilmaistilien käyttäjät, offline-tilassa olevat, ne jotka elävät viidessä sovelluksessa yhden sijaan. Rakensin Whisperin sähköpostin tiistai-iltaversiota varten, sitä jonka sanelet yhdellä kädellä keittiön ollessa tulessa. Valitse työkalu, joka sopii siihen sähköpostiin, jonka oikeasti lähetät.